Η διοργάνωση ενός Συνεδρίου μπορεί να εκτοξεύσει το κύρος μιας επιχείρησης – ή και να το καταστρέψει. Ποια είναι τα μυστικά μιας επιτυχημένης επαγγελματικής διοργάνωσης αυτού του είδους;
Η πείρα μας σε διοργανώσεις επαγγελματικών Events μάς έχει αποκαλύψει τα σημεία που πρέπει να προσέξετε για να διασφαλίσετε την επιτυχία του Συνεδρίου σας. Εξετάστε τα προσεκτικά.
- Οργάνωση
Το Α και το Ω, όχι μόνο ενός επιτυχημένου επαγγελματικού event αλλά και οποιασδήποτε εκδήλωσης κάθε είδους, είναι η καλή οργάνωση. Οι διοργανωτές θα πρέπει να ξέρουν μέρες πριν την εκδήλωση ποιος έχει αναλάβει τι, την ακριβή διαμόρφωση του χώρου, το χρονοδιάγραμμα των εκάστοτε πτυχών της εκδήλωσης, το θέμα του catering κτλ.
Συνεπώς, θα πρέπει να συγκροτήσετε αρχικά μια ολιγομελή ομάδα – επιτροπή (όχι παραπάνω από 3 – 4 άτομα) τα οποία θα καταμερίσουν μεταξύ τους τις ευθύνες και θα συναποφασίζουν για τις λεπτομέρειες. Εσείς, από την άλλη, θα έχετε να κάνετε αποκλειστικά με αυτούς για τις ερωτήσεις και τις οδηγίες σας. Με τον τρόπο αυτό, υπάρχει μια ξεκάθαρη ιεραρχία διαμορφώνεται, ο καθένας γνωρίζει τι πρέπει να κάνει, σε ποιον είναι υπόλογος και τι αναμένεται από αυτόν.
Τομείς όπως η οργάνωση του χώρου, η μεταφορά των συνέδρων, η απόκτηση των απαραίτητων αδειών, η δημοσιοποίηση της εκδήλωσης στα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης και στα Social Media, η προετοιμασία ενημερωτικών φυλλαδίων και των newsletter για τη γνωστοποίηση της εκδήλωσης θα πρέπει να ανατεθούν στο άτομο της επιτροπής με τη μεγαλύτερη πείρα και εξοικείωση στο αντίστοιχο αντικείμενο. Στο κομμάτι της οργάνωσης περιλαμβάνεται και η προσεκτική σχεδίαση του προϋπολογισμού. Φροντίστε να είναι όσο το δυνατόν πιο αναλυτικός, για να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις της τελευταίας στιγμής.
- Ομαλή Συνεργασία
Η συνεργασία με τους υπόλοιπους διοργανωτές και συνέδρους, καθώς και το βοηθητικό προσωπικό είναι κομβικής σημασίας για την ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης. Το κλειδί είναι οι ξεκάθαρες, ΓΡΑΠΤΕΣ οδηγίες, οι προκαθορισμένες ημερομηνίες, η ξεκάθαρη ιεραρχία (ώστε να μην υπάρχουν αντικρουόμενες εντολές), και η κατάρτιση λεπτομερών καταλόγων με τον απαραίτητο εξοπλισμό.
- Εξασφάλιση Κατάλληλου Χώρου & Εξοπλισμού
Το κάθε Συνέδριο απαιτεί μια ιδιαίτερη διαμόρφωση στο χώρο, καθώς και αντίστοιχο εξοπλισμό, ο οποίος θα πρέπει να είναι σύγχρονος, λειτουργικός και σε καλή κατάσταση. Το μέλος της οργανωτικής επιτροπής που έχει στην ευθύνη του τη διαμόρφωση του χώρου θα πρέπει να ελέγξει ξανά και ξανά τη διαρρύθμιση – μέσω σχεδιαγραμμάτων, παρουσιάσεων κτλ. – με τους ιδιοκτήτες του χώρου και να βεβαιωθεί πως είναι απολύτως κατανοητό το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Επιλέξτε το χώρο της διοργάνωσης με πολλή προσοχή. Υπολογίστε προσεκτικά τον αριθμό των ατόμων. Βεβαιωθείτε για την ύπαρξη επαρκούς χώρου στάθμευσης, την ύπαρξη πρόσβασης σε άτομα με ειδικές ανάγκες, την κατάλληλη υγιεινή και λειτουργικότητα των WC, την ύπαρξη αρκετών εξόδων κινδύνου και προσωπικού με πείρα στην εκκένωση του κτιρίου. Βεβαιωθείτε για την ασφάλειά του, προσέχοντας λεπτομέρειες όπως οι τζαμαρίες, τα κάγκελα, οι σκάλες, τα ασανσέρ, οι πυροσβεστικές φωλιές. Αν το συνέδριο διαρκέσει ως το βράδυ, βεβαιωθείτε πως λειτουργούν τα φώτα έκτακτης ανάγκης και οι σημάνσεις των εξόδων κινδύνου. Μην αφήσετε τίποτε στην τύχη και μην αρκεστείτε σε διαβεβαιώσεις άλλων. Ελέγξτε τα πάντα οι ίδιοι.
- Επανειλημμένοι Έλεγχοι
Αυτό είναι άλλωστε και το επόμενο μυστικό για μια επιτυχημένη διοργάνωση. Λίγες μέρες πριν την έναρξη της εκδήλωσης, πρέπει να κάνετε έναν λεπτομερή έλεγχο όλων των τομέων, περιλαμβανομένου του catering, της υπηρεσίας υποδοχής, της διακόσμησης, του προσωπικού, των φωτογράφων, των οπτικοακουστικών συστημάτων, του φωτισμού, των συστημάτων ασφαλείας, των διαφημιστικών banner των χορηγών, κτλ.).
Κάντε ξανά τους ίδιους ελέγχους την παραμονή της εκδήλωσης. Μόνο έτσι θα βεβαιωθείτε πως όλα θα κυλήσουν ομαλά.
- Αξιολογήστε την Εκδήλωση
Πάντοτε υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης – ακόμη και σε μια εξαιρετικά επιτυχημένη εκδήλωση. Να θυμάστε πως το επόμενο επιτυχημένο σας συνέδριο ξεκινά μόλις τελειώσει το αμέσως προηγούμενο! Μιλήστε με τους συνεργάτες σας και τους προσκεκλημένους, τους ομιλητές και τους ιδιοκτήτες του χώρου. Ζητήστε τη γνώμη τους καθώς και εισηγήσεις για βελτίωση.
Ετοιμάζετε το νέο επαγγελματικό σας Συνέδριο; Θέστε την καλύτερη βάση για την επιτυχία του. Το Ξενοδοχείο Σεμέλη, με τους εξαιρετικούς, σύγχρονους και πλήρως λειτουργικούς του χώρους μπορεί να φιλοξενήσει κάθε τύπο επαγγελματικού event, ενώ διαθέτει απαράμιλλη πείρα και εξαιρετικές συστάσεις.
Επικοινωνήστε μαζί μας για να διευθετήσουμε μια συνάντηση σε χρόνο που σας βολεύει!