Η διοργάνωση ενός συνεδρίου μόνο εύκολη δεν είναι. Τα πάντα, όμως, ξεκινούν και καταλήγουν στον χώρο στον οποίο θα διεξαχθεί, καθώς αυτό θα καθορίσει παράγοντες όπως ο αριθμός των παρευρισκομένων, το ηχητικό σύστημα, η προσβασιμότητα, η στάθμευση και πολλά άλλα.
Για να σας διευκολύνουμε λίγο, συγκεντρώσαμε σε έναν ευσύνοπτο κατάλογο τις 10 σημαντικότερες συμβουλές για να επιλέξετε το σωστό χώρο για το επόμενό σας συνέδριο.
1. Προσβασιμότητα
Η εύκολη πρόσβαση στο χώρο είναι ουσιώδης για την επιτυχία ενός συνεδρίου. Βεβαιωθείτε ότι παράγοντες όπως η οδική σήμανση, οι δρόμοι, τα μέσα μαζικής μεταφοράς και άλλοι κόμβοι μετακινήσεων είναι σε σχετικά μικρή απόσταση από το χώρο, καθώς και ότι κάποιος που έχει παντελή άγνοια της περιοχής θα είναι σε θέση, με μερικές απλές οδηγίες, να βρει την τοποθεσία.
2. Κατάλληλο Κατάλυμα στο Χώρο του Συνεδρίου
Οι καλύτεροι συνεδριακοί χώροι είναι αυτοί που αποτελούν μέρος μιας ξενοδοχειακής μονάδας, καθώς θα δίνει την ευκαιρία στους συνέδρους να καταλύσουν εκεί καθόλη τη διάρκεια του συνεδρίου, καθώς και να μειώσουν τις άσκοπες μετακινήσεις.
3. Διαθεσιμότητα
Ελέγξτε τόσο τη διαθεσιμότητα του συνεδριακού χώρου, όσο και των βοηθητικών του χώρων, κυρίως του πάρκινγκ.
4. Κατάλληλο για τις Ανάγκες του Συνεδρίου
Δεν έχουν όλα τα συνέδρια τις ίδιες απαιτήσεις από τεχνολογική, διακοσμητική και αισθητική άποψη. Θα πρέπει να διαπιστώσετε κατά πόσον ένας χώρος ταιριάζει ή αποπνέει το στιλ του θέματος του συνεδρίου, καθώς κι αν έχει τις κατάλληλες τεχνικές προδιαγραφές για όσα θέλετε να κάνετε ή να προβάλλετε στο συνέδριο – αρκετά καθίσματα, ηχητικό σύστημα, φωτισμός, τουαλέτες κτλ.
5. Κόστος
Ίσως σας δίνει την εντύπωση πως βρίσκεται χαμηλά στη λίστα, αλλά δεν είναι. Μόνο αν έχετε καθορίσει τα πρώτα τέσσερα χαρακτηριστικά θα είστε σε θέση να καταλάβετε ποιο θα ήταν ένα λογικό κόστος για την ενοικίαση του χώρου.
6. Προσωπικό
Το διαθέσιμο προσωπικό θα πρέπει να είναι ανάλογο του αριθμού των συνέδρων. Ακόμη κι αν ο χώρος είναι αρκετά μεγάλος, μια έλλειψη επαρκούς προσωπικού θα προκαλούσε ταλαιπωρία στους παρευρισκόμενούς σας.
7. Βοηθητικές Εγκαταστάσεις
Είναι σημαντικό να ελέγξετε όχι μόνο την ποιότητα του χώρου που θα διεξαχθεί το συνέδριο, αλλά και αυτή των βοηθητικών του χώρων – ειδικά του χώρου υποδοχής και των τουαλετών.
8. Branding
Το branding, δηλαδή η προβολή του λογότυπου και της επωνυμίας της εταιρείας σας, θα παίξει σημαντικό ρόλο στην επιτυχία του συνεδρίου. Δείτε κατά πόσον ο χώρος αλλά και οι ιδιοκτήτες θα σας το επιτρέψουν και θα σας διευκολύνουν ως προς αυτό.
9. Καλό Σήμα Τηλεπικοινωνιών και Wi-Fi
Αυτό αποτελεί απαίτηση για κάθε σύγχρονο συνέδριο. Κακή συνδεσιμότητα, έλλειψη ασύρματου ίντερνετ ή μεγάλων ταχυτήτων θα προκαλέσουν προβλήματα στο συνέδριο και θα εκνευρίσουν τους συμμετέχοντες.
10. Φαγητό και Ποτό
Κλείνουμε με αυτό το πολύ βασικό σημείο, απλά και μόνο γιατί μπορεί να αναπληρωθεί από υπηρεσίες κέτερινγκ. Αν, όμως, μπορείτε να βρείτε χώρο που σας καλύπτει κι από αυτή την άποψη, κι αν η κουζίνα του είναι αρκετά καλής ποιότητας, αυτή θα είναι μακράν καλύτερη επιλογή.
Ίσως δεν είμαστε και τα πιο αντικειμενικά χείλη όταν μιλούμε για τις συνεδριακές εγκαταστάσεις του ξενοδοχείου Σεμέλη – γι’ αυτό και σας προσκαλούμε να διαπιστώσετε μόνοι σας πόσα από τα παραπάνω χαρακτηριστικά διαθέτουν οι αίθουσές μας.